こんにちは、かねだです。
今回は「kintone利用者内からオンラインセミナー参加者を募り、案内メールをkintoneから自動で送付する」という方法についてご紹介します。
きっかけ
この仕組みを作ったきっかけとしては、kintone運用を任せていただいているお客様からこんなご要望をいただいたためでした。
- 全5回のオンラインセミナーについてkintone利用者の中から参加者を募り、その申込を管理したい
- 毎回参加者の情報を集約してメールアドレスを確認し、案内を手動で送る・・・という手間は避けたい
こんなシーン、皆さんの周りでもあるのではないでしょうか。
我々はこのご要望を伺ったとき、kintoneでの実現は難しいような気もしたので他サービスの利用も考えました。
ですがお客様にとって利用サービスが増えることは負担が大きくなることにもつながります。
そこで、メールアドレスはkintoneのユーザー情報として登録済みということもあり、今回はkintoneのリマインダーという機能を使って実現してみることにしました。
リマインダーって？
リマインダーとは、
日付・日時フィールドの値を元に、日時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができます。
公式ヘルプより引用
「～日前」、「～日後」といった設定ができるので、事前に確認の通知を届けたり、一定期間経過したらお知らせしたりと、様々な用途に活用できます。
という機能です。
今回のようにイベントの直前に案内を送付したり、申請の提出期限を過ぎてもステータスが進んでいない人に督促を出したりと、色々な場面で活躍する機能です。
是非活用されてみてはいかがでしょうか。
今回のアプリの特徴
アプリ自体はシンプルな構造で、単純に全5回のセミナーそれぞれについて「参加・不参加」を選択するラジオボタンを配置したフォームを作成しました。
ここでのポイントは、各回の日程をフォーム内に配置している点です。
この「日程」フィールドは初期値として各回のセミナー開催日を設定し、参加対象者 (＝レコード作成者) に対して参照のみ許可します。
こうすることで、kintoneの「リマインダーの条件通知」機能を利用することができるようになります。
あとはリマインダーの条件通知で、例えば前日の17:00にオンラインセミナーのURLを通知内容として送信する・・・というような設定をすれば完成です。
なおリマインダーの条件通知は、他の通知機能と同様にメールも同時に送信されます。メインの連絡手段がメールの方にも安心ですね。
注意点
ちなみに「リマインダーの条件通知における通知内容は100文字まで」という制限があります。今回のように案内文＋URLを通知内容として設定する場合などでは、URLの長さによって100文字を超えることがあります。ご注意ください。
そうした場合は https://bitly.com/ などの短縮URL作成サービスを利用し、100文字に収めるよう工夫しましょう。
さいごに
いかがでしたでしょうか。こうした形でkintoneだけでなく他のサービスも併用すれば、アイディアひとつでさらに利用の幅が広がりそうですね。
