【事例紹介】複数企業をまたぐ大規模インフラ設計プロジェクト管理を支えるBacklog導入支援

導入の背景と課題：「複雑なステークホルダー間の情報共有」と「脱Excel」

多くのステークホルダーが関わる大規模な社会インフラ構築プロジェクトでは、企業間をまたいだ円滑な情報共有が不可欠です。
今回導入支援を実施した大手インフラ設計会社様では、発注元である事業者や、実作業を担う複数の大手建設会社など、多数の企業が参画する複雑なプロジェクトを牽引されていました。

これまで、こちらのインフラ設計会社様では、各社共通の全体工程や個別プロジェクトの進捗管理は、主にExcelなどの表計算ソフトを用いて行われていました。しかし、以下の点が課題となっていました。

• 進捗やタスクの不透明さ：Excelベースの工程表では、リアルタイムな進捗把握が難しく、タスクのボールが今誰にあるのかが見えづらい。
• 情報分散のリスク：タスクの進捗だけでなく、議事録、大量のデータや図面、受領リストなどの重要情報が様々な場所に分散してしまう。
• 企業間のコミュニケーションコスト：関係各社との連絡や確認作業に多大な手間がかかっている。

これらの課題を解決し、企業間をまたぐプロジェクト管理を一元化するため、直感的な操作性で定評のある「Backlog」の新規導入を決定されました。しかし、「複雑な工程表をどのようにBacklog上で表現するか」「ITツールに不慣れな各社の担当者にどうやって定着させるか」という新たな壁に直面し、弊社の「Backlog導入支援サービス」をご依頼いただきました。

弊社の導入支援内容：運用設計から定着化までの徹底伴走

弊社は、ツールの初期設定だけにとどまらず、実際の業務に即した運用設計と、各社担当者が迷わず使えるようになるための手厚いオンボーディングを実施しました。

1. 業務にフィットする「運用設計」のコンサルティング

従来の複雑なExcel工程表を、Backlog上でどう表現すれば視認性が高まり、管理しやすくなるかをお客様と共に検討しました。

• 階層化とカテゴリの活用：大規模な工程表をそのまま移行するのではなく、親課題・子課題の階層構造を用いてフェーズを分かりやすく整理。カテゴリ機能を用いて工区やタスク単位を表現するルールを策定しました。
• ガントチャートの最適化：関係企業ごとに担当者を明確に割り振ることで、ガントチャート上で「どの会社が・どのタスクを・いつまでに完了させるか」を一目で把握できる状態を構築しました。
• 企業間の機密性を保つプロジェクト・権限設計：すべての企業が参加する「全体プロジェクト（全体工程や会議議事録の共有など）」と、特定の企業間でのみ利用する「個別プロジェクト（個別の図面データや受領リストなど）」を明確に分割。適切なアクセス権限と管理者設定を行うことで、セキュリティを担保しながらスムーズな情報連携を実現しました。

2. ユーザーの習熟度に合わせた「利用ガイダンス（説明会）」

ツールを定着させるためには、実務担当者の理解が不可欠です。弊社では、オンラインで全3回にわたる丁寧な利用ガイダンスを実施しました。

• 第1回：Backlogの基本概念（スペース、プロジェクト、課題）から、課題の作成、状態の変更、コメントのやり取りなど、明日からすぐに使える基本操作をレクチャー。
• 第2回・第3回：ユーザーの習熟度や、実際の利用開始後に生じた疑問点に合わせて内容をカスタマイズ。ITツールに不慣れな方でも安心して使えるようサポートしました。

3. 週1回の定例MTGとオンデマンドサポートによる伴走

導入初期の「どう使えばいいか分からない」というつまずきを防ぐため、約3ヶ月間にわたり週1回の定例ミーティングを実施。運用ルールの微調整や、データ移行の相談、メンバーからのQAにきめ細かく対応する「オンデマンドサポート」を提供しました。

導入後の期待される効果

現在、こちらの大手インフラ設計会社様では、本格的な運用に向けてプロジェクトが進行中です。Backlogへの移行と弊社の支援により、以下のような効果が見込まれています。

• リアルタイムな情報一元化：工程進捗から、議事録、図面データ、報告書に至るまで、すべてのプロジェクト情報がBacklog上に集約され、「言った・言わない」のトラブルが減少。
• タスクの可視化と炎上防止：ガントチャートの活用により、スケジュールの遅延リスクを早期に発見。誰がボールを持っているかが明確になり、業務の属人化を防ぎます。
• 企業間コミュニケーションの活性化：コメント機能や絵文字・スター機能を活用することで、報告や連絡の心理的ハードルが下がり、関係各社とのコミュニケーションがスムーズに。

ツール導入を「成功」に導くために

どんなに優れたツールでも、「自社の業務に合った運用ルール」 と 「現場への定着サポート」 がなければ、真の価値を発揮することはできません。

特に、多数の企業が関わる建設業界やインフラ業界など、複雑なステークホルダーを抱えるプロジェクトにおいて、新しいツールの導入はハードルが高くなりがちです。弊社では、お客様の業務背景を深く理解した上で、最適な運用設計からメンバー向けのレクチャー、日々の疑問を解消する伴走サポートまで、ワンストップでご提供いたします。

「Backlogを導入したいが、自社に合った使い方が分からない」「社内や関係企業に定着させられるか不安」とお悩みの企業様は、ぜひ一度弊社の導入支援サービスをご検討ください。