【No.2】報告

社会人として上司、同僚、顧客に上手く「報告」することは重要です。

「報告」することで、問題を未然に防ぐこと等に繋がるからです。

今回は「報告」にまつわる失敗と教訓をお伝えしたいと思います。

■失敗談

お客様との設計書レビューの際
資料に不備が多かったことにより
きつめにご指摘をうけました。

その件について、上司が不在でしたので
日報には記載しましたが
口頭での報告はしませんでした。

翌日、上司と別件の打ち合わせがある為
その時に報告しようと思い
別の作業をしていたところ
「なぜ早めに報告しないんだ！」と
上司からお叱りをうけました。

速やかに口頭で報告すべきでした。

■問題点

報告のタイミングが遅れた点が問題です

なぜ報告が遅れたかというと
事の重大さについて
上司の認識より自分の認識が甘かったからです。

報告が遅れたことで、
上司のやるべきタスクが行われないリスクがあったのです。

■報告の基本３要素

改善案を提示する前に
私が考える、報告の基本３要素を挙げます。

「対象」「手段」「タイミング」です。

この基本の上に、わかりやすい話し方などの
要素が乗ってくるものだと考えています。

理想を挙げていきます

①対象

報告の対象は、影響のある人全員に行う。

②タイミング　③手段

報告の相手が欲しいタイミング、手段(メール、口頭など)で行う。

■改善案

先ほどの例では
②タイミング が間違えていました。
①②③ともに正しく判断できれば問題ないのですが
なかなかそうはいきません。

そこで何より大事な点が以下になります。

報告する「対象」「タイミング」「手段」に迷った場合、
とにかく迅速に報告する

報告を必要としているのは「相手」であって
報告者自身ではありません。

内容の重要度については相手に判断して頂ければよいのです。

• 対象・・迷ったら伝える
• タイミング・・迷ったら早めに
• 手段・・迷ったら口頭で

図のように、報告をする対象が顧客である場合
顧客の報告期待度よりは上司→顧客への報告頻度は多めの方がよく、
メンバ→上司への報告の場合も同様といえます。

抜けなく報告をすることは
相手の業務を円滑に進める第一歩となるでしょう。