RMC〜プロセス改善を工数管理から実現する〜【導入事例】

導入の背景

年間300を超えるプロジェクトの効率的な予実管理を実現したい。

RMCの導入先であるこの企業様では年間300を超えるシステム開発プロジェクトを推進しておりましたが、プロジェクトの予算および実績の管理については下記のような状態で管理をしておりました。

予算管理 各協力会社が提出する見積書をもとにそのプロジェクトにアサインするリソースおよび工数を割りあて。これを要員計画表と呼ばれるExcelで情報共有して、経理側で単価を掛け合わせて予算を計算していました。
実績管理 月の最後に各協力会社から提出される作業報告書の内容をもとにかかった工数をプロジェクトごとに計算。各メンバーの単価と掛け合わせて実績工数を計算していました。

しかしながらこの管理方法においては下記のような課題が発生し、プロジェクト管理におけるコスト管理や経理の作業負荷という観点からも早急に課題を解決する必要がありました。

■課題

  • プロジェクト実績工数集計が月に一度のみで、計算時に予算を超過することが多発していた。
  • 実績工数集計を手作業で実施していたため、労力が膨大で計算ミスも発生していた。
  • 仕様変更やリソース変更が発生すると、予算管理で使用しているExcelの更新・稟議申請し直し等、煩雑な手続きが必要になる。

そこで今回、オープントーンの製品であるRMCと組み合わせて、予算管理の仕組みも含めたシステムを構築して、予実管理の実現、作業フローの効率化を実現することに成功しました。

さらにRMCでは実際に作業したメンバーが日々、実績を入力するため、予算の情報と付け合わせてリアルタイムの予実管理を実現できました。

RMCで実現できたこと

1.「見積もりと実績の差分の見える化」

見積もりもプロセスのフェーズごとに提出してもらい、RMCのチケットもプロセスごとに作成しました。その結果、見積もり工数とRMCの実績工数を比較することで差分をはっきり把握することができました。

また予定と実績を比較することで見積もりには表れなかった隠れ作業の洗い出しやその内容を活かして次のプロジェクトではあらかじめ対策を打って進めることができました。

予定と実績の差異

図:予定と実績の差異

2.「プロセスの工程別比率の算出、プロセスの改善」

複数のプロジェクトに適用し、プロセスの工程別比率を算出しました。その結果、改善すべき工程(想定以上にコストがかかっている工程)を把握することができ、現在は改善内容を実施中です。いくつかのプロジェクトで適用したのち、工程比率がどのように変化するか確認する予定です。

またこのような分析を可能にするため、見積書のフォーマットを統一化したり、標準的なWBSを整備するなど副次的な効果も上げられています。

フェーズ単位での工数分析

図:フェーズ単位での工数分析

3.「プロジェクトリスクの顕在化」

進捗報告時に実績工数を合わせて、提示することで進捗状況とコストの消費状況の割合が妥当かを判断することができるようになりました。

例えば進捗の状況に対してコストが想定よりかかっているのであれば、何かしらの原因を取り除いていかないとより進捗が遅れ、コストがかかってしまうということが関係者間で認識されるようになりました。その結果、リスクを早めに顕在化させて対応策を検討できるようになりました。

現在は稼働中のすべてのプロジェクトにおいて週1回の集計、進捗・コスト予測が実施され、メンバー間での共有が行われています。

予算管理システムとの連動(リアルタイム予実管理の実現)

さらにこの企業様においてはRMCと予算管理の仕組みを合わせてシステム構築を行いました。
予算管理のシステムでは下記の要望を実現しております。

  • プロジェクトおよびサブプロジェクトの管理機能
  • リソースの管理機能(要員情報、単価情報)
  • プロジェクトにリソースをアサインして、プロジェクトごとの工数・金額を算出する機能(予算算出)

さらにこの予算管理システムで登録されたプロジェクト・予算情報とRMCで蓄積した実績工数をプロジェクトのIDで関連付けることによって、リアルタイムの予実管理を実現しています。

予算管理システムとの連動

図:予算管理システムとの連動

導入後の活用

この仕組みを実現した現在では週1回のプロジェクト進捗MTGでは進捗状況とプロジェクトの予実状況を合わせて、コストの予測も合わせて実施できるようになりました。さらにリスクが顕在化してきた案件に対しては、早めに手を打つことや見積もりコストとの差分の分析など数値に基づいた精緻なプロジェクト管理を推進しています。

各フェーズでの工数集計をもとに重点的に効率化すべきフェーズ・タスクを見つけて洗い出したり、実際に改善効果を測ったり、様々な視点でプロジェクトの生産性をあげることに活用しております。




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